Sicherheit und Datenschutz bei EasyVoice
Was mit den Anrufen bei Ihrer Organisation geschieht: wo Audio, Transkripte und Zusammenfassungen verarbeitet werden, wer daran beteiligt ist und wie wir sie schützen. Für Ihre Datenschutz-Folgenabschätzung, Ihr Verarbeitungsverzeichnis und Ihre IT-Prüfung.
Stand:
Auf einen Blick
Anrufverarbeitung über EU-Endpunkte
Telefonie, Spracherkennung, KI-Modell und Sprachausgabe laufen über Endpunkte in der EU. Einzige Ausnahme ist der E-Mail-Versand (siehe unten).
Gespeichert in Deutschland
Server und Datenbank mit Anrufen, Transkripten und Zusammenfassungen laufen bei Hetzner in Deutschland, in einem nach ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum.
Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO
Ihre Organisation bleibt Verantwortliche, wir verarbeiten in ihrem Auftrag. Unser AVV gilt mit Vertragsschluss; auf Wunsch erhalten Sie ein unterzeichnetes Exemplar.
Kein Training mit Ihren Anrufen
EasyVoice trainiert keine KI-Modelle mit den Aufnahmen, Transkripten oder Zusammenfassungen Ihrer Anrufe.
Consent-Schritt zu Beginn
Jeder Anruf beginnt mit einem automatisierten Hinweis- und Consent-Schritt. Er ist fest im Gesprächsablauf umgesetzt, nicht als Anweisung an das KI-Modell.
Ihre Daten gehören Ihrer Organisation
Anrufe lassen sich jederzeit löschen und werden standardmäßig nach 90 Tagen gelöscht. Nach Vertragsende können Sie Ihre Daten drei Monate lang exportieren.
Datenresidenz: EU-Endpunkte
Ein Anruf erreicht EasyVoice über das Telefonnetz. Von dort wird er in Echtzeit verarbeitet: Spracherkennung, KI-Modell, Sprachausgabe. Danach werden Aufnahme, Transkript und Zusammenfassung für Ihr Team gespeichert. Jeder Schritt läuft verschlüsselt und über Endpunkte in der EU:
- EU-Endpunkte für die gesamte Anrufverarbeitung. Telefonie, Anrufsteuerung, Spracherkennung, KI-Modell und Sprachausgabe werden ausschließlich über Endpunkte in der EU angesprochen. Mehrere der Anbieter haben ihren Firmensitz in den USA; mit allen bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung.
- Gemeinsam festgelegt. Welche Spracherkennung und Sprachausgabe Ihr Assistent nutzt, legen wir bei der Einrichtung gemeinsam mit Ihnen fest. Alle in Frage kommenden Anbieter stehen in der Liste unten.
- Keine Speicherung bei der KI-Inferenz. Bei LiveKit Inference werden Audio, Eingaben und Ausgaben der Modelle nicht gespeichert und nicht zum Training verwendet (Zero Data Retention).
- On-Premise möglich. Für Organisationen mit besonderen Anforderungen kann EasyVoice auch auf eigener Infrastruktur betrieben werden.
Unterauftragsverarbeiter
Diese Unternehmen verarbeiten im Auftrag der emergo technologies GmbH Daten von EasyVoice. Mit allen haben wir Verträge zur Auftragsverarbeitung geschlossen. Die Liste entspricht Anlage 2 unserer Auftragsverarbeitungsvereinbarung (Abschnitt „KI-Telefonassistent“); über neue oder ersetzte Unterauftragsverarbeiter informieren wir Sie 30 Tage im Voraus (AVV Punkt 8.2). Für die Website gelten die Angaben in der Datenschutzerklärung.
Anrufverarbeitung: Telefonie, Sprache und KI EU-Endpunkte
Diese Dienste verarbeiten den Anruf selbst: Audio, Transkript und die Antworten des Assistenten. Alle werden über Endpunkte in der EU angesprochen. Die als „Je nach Assistent“ markierten Dienste kommen nur zum Einsatz, wenn Ihr Assistent so konfiguriert ist.
| Anbieter | Zweck | Verarbeitung | Firmensitz | Daten | Einsatz |
|---|---|---|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Rechenzentrum: Server, Datenbank mit Anrufen, Transkripten und Zusammenfassungen, Anmeldedienst | Deutschland | Deutschland | Alle Daten der Anwendung | Immer |
| LiveKit, Inc. | Echtzeit-Steuerung des Anrufs (LiveKit Cloud), Übertragung der Aufnahme in den Speicher, KI-Inferenz über LiveKit Inference: Sprachmodell (Gemma 4) und Erkennung des Gesprächsendes | EU-Endpunkte | USA | Audio, Transkripte, Rufnummer | Immer |
| Twilio Inc. | Telefonie: Rufnummern, Anbindung ans Telefonnetz (SIP), SMS | Irland (Twilio-Region IE1) | USA | Rufnummer, Anrufmetadaten, Audio, SMS-Inhalte | Immer |
| Microsoft (Azure) | Spracherkennung (Azure Speech), Auswertung nach dem Anruf: Zusammenfassung, Kategorisierung, Datenextraktion (Azure OpenAI), Speicherung der Anrufaufnahmen (Azure Storage) | EU (Deutschland, Schweden) | USA (DPF) | Audio, Aufnahmen, Transkripte | Immer |
| Cartesia AI, Inc. | Sprachausgabe (Text-to-Speech); Spracherkennung über LiveKit Inference | EU-Endpunkte | USA | Antworttexte des Assistenten, Audio | Je nach Assistent |
| Speechmatics Ltd | Spracherkennung über LiveKit Inference | EU-Endpunkte | Vereinigtes Königreich | Audio | Je nach Assistent |
| Gladia SAS | Spracherkennung | EU | Frankreich | Audio | Je nach Assistent |
Benachrichtigungen und Qualitätssicherung Keine Audiodaten
Diese Dienste erhalten keine Audiodaten. Achtung beim E-Mail-Versand: Er erfolgt derzeit über Server in den USA. Anruf-Zusammenfassungen werden nur per E-Mail verschickt, wenn Ihre Organisation Benachrichtigungen aktiviert.
| Anbieter | Zweck | Verarbeitung | Firmensitz | Daten | Einsatz |
|---|---|---|---|---|---|
| Twilio Inc. (SendGrid) | Versand von E-Mails: Einladungen und Passwort-Links; Anruf-Zusammenfassungen, wenn aktiviert | USA | USA | Name, E-Mail-Adresse; bei Benachrichtigungen Zusammenfassung und erfasste Angaben des Anrufs | Immer |
| Langfuse GmbH | Qualitäts- und Fehleranalyse der Anrufverarbeitung (Tracing), Langfuse Cloud EU | EU | Deutschland | Transkriptauszüge, Ein- und Ausgaben der KI-Modelle, technische Messwerte | Immer |
„Verarbeitung“ ist der Ort, an dem die Daten verarbeitet werden, „Firmensitz“ der Sitz des Unternehmens. DPF: zertifiziert nach dem EU-US Data Privacy Framework. „Je nach Assistent“: nur im Einsatz, wenn Ihr Assistent diesen Dienst verwendet.
Technische und organisatorische Maßnahmen
Ein Auszug der wichtigsten Maßnahmen. Die vollständigen TOM nach Art. 32 DSGVO stehen in Anlage 1 der Auftragsverarbeitungsvereinbarung.
- Verschlüsselte Übertragung. Alle Verbindungen zwischen Nutzerinnen und Nutzern, unseren Servern und den eingesetzten Diensten laufen verschlüsselt (TLS).
- Trennung der Mandanten. Die Daten jeder Organisation sind auf Anwendungsebene logisch getrennt. Jeder Zugriff erfolgt ausschließlich im Kontext des jeweiligen Kundenkontos.
- Anmeldung und Rollen. Zentrale Anmeldung für das Dashboard, rollenbasierte Zugriffsrechte. Neue Benutzer erhalten eine persönliche Einladung.
- Zugriff nur bei Bedarf. Mitarbeitende erhalten Zugriff nur auf die Systeme, die sie für ihre Aufgabe brauchen (Need-to-know), über Single Sign-on und Hardware-Schlüssel (FIDO2). Alle Arbeitsgeräte sind verschlüsselt und zentral verwaltet.
- Wiederherstellung. Von den Produktivsystemen werden Snapshots erstellt, aus denen sie im Fehlerfall wiederhergestellt werden können.
- Jährliche Überprüfung. Die Maßnahmen werden jährlich evaluiert und an den Stand der Technik angepasst.
KI am Telefon
- Hinweis und Consent zu Beginn. Jeder Anruf beginnt mit einem automatisierten Schritt, der die Anrufenden informiert und ihre Zustimmung einholt. Er ist im Gesprächsablauf umgesetzt und hängt nicht davon ab, dass das KI-Modell eine Anweisung befolgt.
- Ihre Vorgaben, Ihre Abläufe. Was der Assistent sagt und tun darf, legt Ihre Organisation fest. Aktionen in Ihren Systemen führt er nur über die vorab vereinbarten Schnittstellen aus.
- Übergabe an Menschen. Was der Assistent nicht selbst lösen soll, geht mit Zusammenfassung und erfassten Angaben an die zuständige Person in Ihrem Team.
- Nachvollziehbar. Jeder Anruf wird mit Aufnahme und Transkript im Dashboard abgelegt, sodass Ihr Team Ergebnisse prüfen und bei Fehlern der Spracherkennung im Original nachhören kann.
- Grenzen offen benannt. KI-Ergebnisse können unvollständig oder fehlerhaft sein. EasyVoice übernimmt Organisation und Kommunikation am Telefon und gibt keine medizinischen Auskünfte, Diagnosen oder Therapieempfehlungen.
Ihre Daten, Ihre Entscheidung
- Rollen nach DSGVO. Ihre Organisation ist Verantwortliche, emergo technologies Auftragsverarbeiter (AGB Punkt 11.1). Anrufende wenden sich mit Anliegen zu ihren Daten an Ihre Organisation; wir unterstützen Sie dabei.
- Automatische Löschung. Anrufe werden standardmäßig nach 90 Tagen gelöscht; Ihre Organisation kann die Frist im Dashboard anpassen und einzelne Anrufe archivieren. Ein im Dashboard gelöschter Anruf wird sofort gelöscht.
- Export und Löschung bei Vertragsende. Nach Ende des Vertrags können Sie Ihre Daten drei Monate lang exportieren. Danach löschen wir sie vollständig (AGB Punkt 7.4).
- E-Mail-Benachrichtigungen bewusst aktivieren. Zusammenfassungen per E-Mail sind optional und werden pro Assistent eingeschaltet. Wer Gesprächsinhalte nicht per E-Mail versenden möchte, nutzt ausschließlich das Dashboard.
Compliance im Überblick
Wir unterscheiden klar, was wir selbst erfüllen und was von unseren Dienstleistern stammt.
| Thema | Stand |
|---|---|
| DSGVO und österreichisches DSG | Auftragsverarbeitungsvereinbarung nach Art. 28 DSGVO als Bestandteil der AGB, gilt mit Vertragsschluss. Unterauftragsverarbeiter mit eigenen Verträgen (siehe oben). |
| Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO) | Anrufverarbeitung über EU-Endpunkte, Speicherung in Deutschland und der EU. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung stellt Ihre Organisation als Verantwortliche sicher (AVV Punkt 5.2). |
| ISO 27001 | Zertifizierung unseres Rechenzentrumsbetreibers Hetzner Online GmbH. Die emergo technologies GmbH selbst ist nicht nach ISO 27001 zertifiziert. |
| Medizinprodukterecht (MDR) | Kein Medizinprodukt; EasyVoice übernimmt Organisation und Kommunikation am Telefon, keine Diagnose oder Therapieempfehlung. |
Dokumente
Öffentlich
Auf Anfrage
- Von uns unterzeichnetes Exemplar des AVV
- Unterstützung für Ihre Datenschutz-Folgenabschätzung
Sicherheitslücke gefunden?
Bitte melden Sie mögliche Schwachstellen vertraulich an office@emergo.dev mit dem Betreff „Security“. Beschreiben Sie, wie sich das Problem nachvollziehen lässt, greifen Sie nicht auf fremde Daten zu und geben Sie uns Zeit zur Behebung, bevor Sie Details veröffentlichen. Unsere Kontaktdaten für Sicherheitsmeldungen stehen auch in der security.txt.
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